در راهنمایی برای
مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK® Guide)
- چاپ پنجم، دفتر مدیریت پروژه به عنوان «یک ساختار مدیریتی تعریف می‌شود که
فرآیندهای مربوط به پروژه را استاندارد و منابع، روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها را به
اشتراک می‌گذارد» (PMI ، 2013a،
ص 10).
دفتر مدیریت پروژه مرکز راه کارهای مدیریت پروژه در سازمان است.
موجودیتی سازمانی است با پرسنل تمام وقت یا پاره وقت که می‌تواند با تعریف و پیاده‌سازی
سیستم مدیریت پروژه سازمان، هماهنگی و مدیریت متمرکز پروژه‌ها و منابع را میسر
نماید. بررسی‌های انجام شده نشان می‌دهد در سازمان‌های مختلف دفتر مدیریت
پروژه با اسامی گوناگونی نامیده می‌شود و همه اسامی توصیف کننده واحدی است که
قادراست:
·
با توسعه متدولوژی مدیریت پروژه، بهبود تعاملات و استفاده بهتر از
منابع سازمان را موجب گردد.
·
از طریق ارائه و استفاده از ابزارها و استانداردهای مختلف، ضمن ایجاد
تعهد و توانمند‌سازی پروژه‌ها در نهایت میزان موفقیت پروژه‌ها را افزایش دهد.
·
با فراهم نمودن سیاست‌ها، متدولوژی‌ها و رویه‌های مدیریت پروژه و
ارائه خدمات پشتیبانی، دانشی و نرم‌افزاری، راهنمایی و آموزش به افراد سازمان و
همچنین انتخاب و بکارگیری مدیران پروژه‌ها، رویکرد مدیریت پروژه در سازمان را جهت‌دهی
نماید.
·
به عنوان عاملی کلیدی در ایجاد و توسعه شایستگی‌های سازمانی و در
تحلیل، مدیریت و بازنگری پروژه‌ها نقش داشته باشد.
پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در
سازمان می‌تواند تاثیرات بسیاری در پی داشته باشد از جمله: کاهش نرخ پروژه‌های
شکست خورده، تحویل پروژه‌ها در بودجه‌ای کمتر از بودجه از پیش تعریف شده، تحویل
پروژه‌ها زودتر از موعد مقرر، استانداردسازی عملیات پروژه‌ها، تخصیص بهتر منابع، تصمیمگیریهای
جمعی به جای فردی، افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات و ارتقاء کیفیت آنها ، ارتقاء
کارایی و اثربخشی عملیات پروژه‌ها، ایجاد ثبات بیشتر در ساختارهای پروژه‌ها، کاهش
تعداد جلسات و افزایش اثربخشی آنها، اولویت‌دهی بهتر و دقیق‌تر کارها و رشد مدیران
پروژه فعلی و آینده.
دفتر مدیریت پروژه مرکز توسعه راه
کارهای مدیریت پروژه در سازمان‌ها است و دارای پنج سطح بلوغ (سطح کنترل پروژه، سطح
کنترل فرآیندها، سطح توسعه و پشتیبانی فرآیندها، سطح امور کسب وکار، سطح
استراتژیک) می‌باشد. سیر تکاملی سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه بستری را جهت بررسی و
هدایت مراحل رشد دفتر مدیریت پروژه در سازمان فراهم می‌آورد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح کنترل پروژه، واحد پایه‌ی نظارت بر پروژه
در محیط مدیریت پروژه می‌باشد. در این سطح به عنوان حوزه فعالیت مدیر پروژه که
معمولاً مسئول انجام موفقیت آمیز یک پروژه می‌باشد، ایجاد می‌شود و زمینه‌های مورد
نیاز برای حصول اطمینان از حرفه‌ای گرایی و رسیدن به سرآمدی در بکارگیری اصول و
نمونه‌های موفق مدیریت پروژه در تمامی فعالیت‌های مرتبط با پروژه‌ها را فراهم می‌نماید.
کارکردهای دفتر مدیریت پروژه را می‌توان به دو دسته کلی «کارکردهای
پروژه محور» و «کارکردهای سازمان محور» تقسیم نمود. کارکردهای پروژه محور، به طور
مستقیم به مدیریت بهینه پروژه‌های سازمان مربوط می‌شوند، و کارکردهای سازمان محور،
کارکردهایی هستند که پشتبان و فراهم کننده زیرساخت‌های لازم برای مدیریت پروژه
سازمانی می‌باشند. کارکردهای سازمان محور علاوه بر آنکه گستره بزرگی داشته و
غالباً کل سازمان را در بر می‌گیرند، کنشی بوده و از اهمیت استراتژیک بالایی نیز
برخوردار هستند.
کارکردهای پروژه محور دفتر مدیریت پروژه به شرح ذیل می‌باشند:
مشارکت در مدیریت و اجرای پروژه‌ها (شامل تهیه منشور پروژه و بیانیه
محدوده، تسهیل مدیریت جلسات آغازین پروژه، مدیریت ریسک‌های پروژه، مشارکت در تشکیل
اتاق کنترل پروژه، مشارکت در مدیریت تغییرات پروژه، حمایت از تشکیل کتابخانه پروژه،
بهبود دقت و صحت برگه‌های ثبت ساعات کار، مشارکت در برگزاری جلسات بازنگری پروژه، مشارکت
در مدیریت مشکلات پروژه و مشارکت در خاتمه پروژه)
پشتیبانی پروژه (شامل برنامه‌ریزی پروژه، بازیابی پروژه و استانداردسازی
گزارشات)
توسعه متدولوژی مدیریت پروژه (شامل تهیه الگوها، پشتیبانی از
ابزارهای مدیریت پروژه و تعیین استانداردها و معیارها)
مشاوره و تربیت و طرح‌ریزی و انجام ممیزی پروژه
کارکردهای سازمان محور دفتر مدیریت پروژه به شرح ذیل می‌باشند:
مدیریت سبد پروژه (شامل تعیین سطح تعالی سیستم مدیریت سبد پروژه، تعیین
نقش‌ها در مدیریت سبد پروژه، تعیین ترکیب سبد پروژه و بهینه‌سازی سبد پروژه)
مدیریت ارتباط با مشتریان و تأمین‌کنندگان، مدیریت دانش پروژه‌ها، حکمرانی
بر پروژه‌ها، تعیین سازمان و ساختار پروژه‌ها و مدیریت منابع (منابع انسانی)
یکی از چالش‌های مهم پیش روی پیاده‌سازی
دفتر مدیریت پروژه در سازمان تعریف جایگاه آن در نمودار سازمانی می باشد. تعیین
جایگاه دفتر مدیریت پروژه در سازمان تابع نقش درنظر گرفته شده برای دفتر مدیریت پروژه می‌باشد. به طور کلی دفتر مدیریت
می‌تواند نقش‌های مختلفی را بر عهده داشته
باشد. که متداول‌ترین آنها عبارتند از نقش مدیریتی و نفش مشاوره‌ای (پشتیبانی) است.
نقش مدیریتی دفتر مدیریت پروژه بدین
معنی است که این دفتر دارای اختیاراتی چون مدیریت سبد پروژه، مدیریت مدیران پروژه‌ها،
تصویب محدوده، زمان و بودجه پروژه‌ها و سایر تائیدات و تصویبات مربوط به پروژه‌های
سازمان را بر عهده داشته باشد. در این حالت دفتر مدیریت پروژه به عنوان مرکز
مدیریت پروژه در سازمان عمل کرده و تأثیر بسزائی روی استانداردها و فرایندهای
مربوط به حکمرانی پروژه‌ها ایفا می‌نماید. و در اغلب موارد در قبال مدیریت ارشد در
زمینه تثبیت جهت‌گیری‌ها و چشم انداز اجرایی پروژه‌ها پاسخگو می‌باشد. در صورتی
دفتر مدیریت پروژه می‌تواند نقش مدیریتی در سازمان ایفا نماید که:
1.
از پشتیبانی بسیار بالای مدیریت ارشد
در سازمان برخوردار باشد.
2.
یکی از مدیران سازمان سطح بالای
سازمان که دارای اختیارات لازم است به عنوان مدیر مدیریت پروژه منصوب شده باشد.
3.
بسترسازی و فرهنگ لازم جهت پذیرش دفتر
مدیریت پروژه در سازمان نهادینه شده باشد.
در صورتی که دفتر مدیریت پروژه دارای
نقش مدیریتی در سازمان باشد جایگاه آن در نمودار سازمانی باید بگونه‌ای باشد که
مستقیماً به مدیر عامل و یا معاونت سازمان متصل باشد.
نقش مشاوره‌ای (پشتیبانی) دفتر مدیریت پروژه بدین معنی است که این
دفتر نیازمندی‌های مدیریت پروژه سازمان را از طریق ارائه خدمات مشاوره‌ای و تربیتی
برآورده می‌سازد. در این حالت مسئولیت مدیریت و نظارت مستمر بر پروژه‌ها بر عهده
واحدهای وظیفه‌ای سازمان باقی گذاشته می‌شود. همچنین در این حالت، دفتر مدیریت
پروژه می‌تواند نسبت به تثبیت استانداردهایی برای فرایندهای مدیریت پروژه، آموزش‌های
مدیریت پروژه، یکپارچه‌سازی گزارشات، گردآوری و توزیع بهترین عملکردها و مدیریت
نرم‌افزارها در سازمان اقدام نماید و حتی ممکن است به عنوان مرکز تخصصی مدیریت
پروژه در سازمان در نظر گرفته شود. مزیت این نقش دفتر مدیریت پروژه آن است که بر
خلاف نقش مدیریتی، با چالش و مقاومت کمتری در سازمان مواجه می‌گردد. در صورتی که
دارای نقش مشاوره‌ای در سازمان باشد جایگاه آن در نمودار سازمانی می‌تواند بگونه‌ای
باشد که به صورت مستقیم به مدیر عامل و یا معاونت سازمان سازمان متصل نباشد.
در هنگام پیاده‌سازی دفتر مدیریت
پروژه همواره این سوال وجود دارد که به چه تعداد پرسنل و با چه سطحی از تخصص نیاز
دارد. تحقیقات انجام شده نشان داده است که میانگین پرسنل این دفتر ، هفت نفر می‌باشد.
همچنین این تحقیقات نشان داده است که کارمندان آن بسیار باتجربه‌اند و در اغلب
موارد بیش از 5 سال سابقه کار مرتبط با مباحث مدیریت پروژه را دارا هستند. علاوه
بر این به طور تقریبی نیمی از کارکنان این دفتر دارای مدرک مدیریت پروژه حرفه‌ای (PMP) می‌باشند. این بررسی‌‌ها نشان می‌دهد که در سازمان‌های بزرگ،
دفاتر مدیریت پروژه تمایل بیشتری برای مدیریت مدیران پروژه دارند و همچنین آنها
برای داشتن کارمندان بیشتر به خصوص در نقش‌های تخصصی‌تر مانند برنامه‌ریزان پروژه
و متدولوژیست‌ها تمایل بیشتری دارند. برای اینکه دفتر مدیریت پروژه بتواند در
ایفای نقش خود در سازمان موفق باشد باید دارای یکسری ویژگیها و خصوصیاتی باشد که
رعایت آنها می‌تواند متضمن موفقیت آن باشد و درصورتی در سازمان موفق خواهد بود که
بتواند:
·
مدیریت پروژه را در سازمان نهادینه کند.
·
تعداد پروژه های موفق را در سازمان افزایش دهد.
·
ارزش های مربوط به مدیریت
پروژه حرفه ای را در سازمان توسعه دهد.
·
بین کنترل و پشتیبانی از پروژه ها توازن ایجاد کند.
·
بعنوان نهادی بی طرف و هدف گرا در تعاملاتش بین مدیران وظیفه ای و
مدیران پروژه عمل کند.
یکی از مسائلی که همواره برای مدیران ارشد مطرح می‌باشد آن است که
چگونه می‌توان نتایج حاصل از دفتر مدیریت پروژه را نسبت به هزینه‌ای که برای آن
صرف شده است مورد سنجش قرار داد.
سنجش واقعی این امر به هر دو صورت کیفی و کمّی قابل انجام است.
برای انجام سنجش کیفی کافی است تعداد تضادهایی که جهت مرتفع شدن تا سطح مدیریت
ارشد بالا می‌آیند، مورد بررسی قرار داده شوند. در صورت اثربخش بودن دفتر مدیریت
پروژه، این دفتر باید مانند یک فیلتر عمل کرده و تضادهای کمتری جهت مرتفع شدن به
سطح مدیریت ارشد ارجاع داده شوند.
برای سنجش کمّی، مدیران ارشد می‌توانند نگاهی به موارد ذیل داشته
باشند:
بازنگری‌های پیشرفت: بدون دفتر مدیریت پروژه، ممکن است فرمت‌های
زمان‌بندی متعددی وجود داشته باشد، حتی شاید برای هر پروژه یک فرمت وجود داشته
باشد. با وجود دفتر مدیریت پروژه و انجام استاندارد سازی توسط آن، بازنگری پیشرفت
پروژه‌ها سریع‌تر و منطقی‌تر انجام خواهد گردید.
تصمیم‌گیری: بدون وجود دفتر مدیریت پروژه، تصمیمات اغلب با تأخیر
گرفته شده و تمرکز بیشتر روی موارد عملیاتی است تا تصمیمگیریهای منطقی، با وجود
دفتر مدیریت پروژه اخذ تصمیمات منطقی بیشتر میسر خواهد گردید.
جلسات بیهوده: بدون وجود دفتر مدیریت پروژه، مدیران ارشد ممکن است
زمان با ارزش زیادی را در جلسات زیاد و پر هزینه تلف کنند. با وجود دفتر مدیریت
پروژه و در دسترس قرار گرفتن اطلاعات به صورت مؤثر، مدیران ارشد می‌توانند زمان
کمتری را در جلسات صرف کنند و بیشتر بر مسائل استراتژیک متمرکز گردند تا مسائل عملیاتی.
کمیت اطلاعات: بدون وجود دفتر مدیریت پروژه، مدیران ارشد ممکن است
کار خود را با وجود اطلاعات بسیار کم یا بسیار زیاد به انجام برسانند که این امر
می‌تواند مانعی بر سر راه تصمیم‌گیری مؤثر محسوب گردد.
پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها، همواره با چالش هایی
روبرو بوده است که عبارتند از:
·
حمایت ضعیف مدیران ارشد سازمان ها از دفتر مدیریت پروژه،
·
مقاومت مدیران واحدهای قدیمی، نسبت به کاهش اختیارات خود در مقابل
ایجاد دفتر مدیریت.
·
کمبود اختیارات دفتر مدیریت پروژه در جهت تحقق اهداف خود.
·
نبود یا کمبود نیروی انسانی متبحر و آشنا به دانش مدیریت پروژه
·
برخی سازمان‌ها ایجاد دفتر مدیریت پروژه را عاملی جهت افزایش هزینه‌های
خود محسوب می‌نمایند.
·
سازمان‌ها به سبب این تفکر که افزایش دوایر و واحدهای سازمانی موجب
افزایش بروکراسی در سازمان می‌گردد، نسبت به پیاده‌سازی واحدی جدید، مقاومت نشان
می‌دهند.
به عقیده دکتر کرزنر با توجه به تهدیدات و چالش‌هایی که در پیاده‌سازی
دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها ایجاد می‌شود، سازمان‌ها می‌بایست وظایف و
کارکردهایی که از تأسیس دفتر مدیریت پروژه انتظار دارند را با توجه به فرهنگ
سازمانی و میزان پذیرش سازمان نسبت به ایجاد دفتر مدیریت پروژه در سه سطح فعالیت‌های
با ریسک کم، متوسط و بالا تقسیم‌بندی کنند و سپس متناسب با میزان آمادگی سازمان به
مباحث مدیریت پروژه، پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه را آغاز نمایند.
مرجع: سایت‌های تخصصی مدیریت پروژه