استفاده از این مدل، فرصتی فراهم میکند که سازمان بهصورت یک مجموعهی واحد دیده شود، یک چشمانداز جامع داشته باشد و در نهایت سازمان را به یک سیستم پیچیده اما درعینحال سازمانیافته، تبدیل میکند. درست مانند دنیای بزرگ، یک سازمان نباید بهصورت یک سیستم خطی، ماشینی و قابل پیشبینی تلقی شود، بلکه بهتر است بهصورت یک سیستم سازگار و پیچیده درک شود که از انسانهایی تشکیل شده که در یک دنیای پویا، به همدیگر وابستگی متقابل دارند. هر سازمانی که از مدل EFQM استفاده میکند:
· متوجه میشود که در فضای خلا فعالیت نمیکند. درک میکند که بخشی از یک اکوسیستم بزرگتر و پیچیده است که در این سیستم، سایر بازیگران، شناختهشده و ناشناس، میتوانند به پیشرفت سازمان کمک کرده یا مانع از پیشرفتش شوند و میفهمد که به نفعش است که در فرصتهای یادگیری و رشدی که از طرف سایر اعضای اکوسیستم فراهم میشود، شرکت کند.
· فرصت رهبری در حوزهی نفوذ خود را میپذیرد، مانند یک الهامبخش برای سایرین رفتار میکند و نشان میدهد که چه چیزی را میتوان به نفع خود و سایرین به دست آورد.
· درک میکند که با سرعت و حجم روزافزون تغییرات مواجه خواهد شد و اینکه باید آماده باشد چالشهای مدیریت امروزه را پیشبینی کند و بهطور مناسب به آنها پاسخ دهد و درعینحال، آینده را پیشبینی کند و مطمئن شود که برای آن آمادگی دارد.
معنی اصلی منطق مدل EFQM، ارتباط میان مبنای وجودی و استراتژی یک سازمان است و چگونه از آن برای کمک به ایجاد ارزش پایدار برای مهمترین ذینفعان آن و ایجاد نتایج ممتاز، استفاده میکند. ساختار مدل EFQM بر اساس منطق ساده اما قدرتمندِ این سه سؤال است:
· این سازمان «چرا» وجود دارد؟ کدام مبنای وجودی را دنبال میکند؟ چرا این استراتژی خاص را دنبال میکند؟ (جهتگیری)
· قصد دارد «چگونه» مبنای وجودی و استراتژی خود را محقق کند؟ (اجرا)
· تا به امروز، درواقع به «چه چیزی» دست پیدا کرده است؟ قصد دارد «فردا» به چه چیزی برسد؟ (نتایج).
براساس همین ساختار مدل به سه بخش مهم «جهت گیری» ، «اجرا» و «نتایج» تقسیم شده است.
در ادامه به معرفی معیارها و جزء معیارهای این مدل میپردازم:
بخش جهتگیری:
این بخش شامل دو معیار میباشد که عبارتند از:
معیار 1) مبنای وجودی، چشمانداز و استراتژی: شامل جزء معیارهای «تعریف مبنای وجودی و چشمانداز»، «شناسایی و درک نیازهای ذینفعان»، «شناخت اکوسیستم، قابلیتهای خود و چالشهای اصلی»، «توسعه استراتژی» و «طرحریزی و پیادهسازی سیستم مدیریت حاکمیت و عملکرد» است.
معیار 2) فرهنگ سازمانی و رهبری: شامل جزء معیارهای «راهبری فرهنگ سازمانی و تقویت ارزشها»، «خلق شرایطی برای تحقق تغییر»، «توانمندسازی خلاقیت و نوآوری»، «متحدشدن و مشارکت در مبنای وجودی، چشمانداز و استراتژی» است.
بخش اجرا:
این بخش شامل سه معیار می باشد که عبارتند از :
معیار 3) تعامل نزدیک با ذینفعان: شامل جزء معیارهای «مشتریان: ایجاد روابط پایدار»، «کارکنان: جذب، مشارکت دادن، حفظ وتوسعه»، «ذینفعان دولتی و کسبوکار – تأمین و حفظ حمایت مداوم»، «جامعه: کمک به توسعه، رفاه و شکوفایی» و «شرکا و تأمینکنندگان: ساختن روابط و تضمین حمایت برای ایجاد ارزش پایدار» است.
معیار 4) ارزش آفرینی پایدار: شامل جزء معیارهای «طرحریزی ارزش و نحوهی ایجاد آن»، «ارتباطات و فروش ارزش»، «تحویل ارزش» و «تعریف و پیادهسازی تجربیات کلی» است.
معیار 5) پیشبرد عملکرد و تحول: شامل جزء معیارهای «پیشبرد عملکرد و مدیریت ریسک»، «تحول سازمان برای آینده»، «پیشبرد نوآوری و استفاده از فناوری»، «بهرهگیری از دادهها، اطلاعات و دانش» و «مدیریت داراییها و منابع» است.
بخش نتایج:
این بخش شامل دو معیار میباشد که عبارتند از :
معیار 6) برداشتهای ذینفعان: شامل «نتایج برداشتی مشتریان»، نتایج برداشتی کارکنان»، «نتایج برداشتی ذینفعان حاکمیتی و کسبوکار»، «نتایج برداشتی جامعه» و «نتایج برداشتی تأمینکنندگان و شرکا» است.
معیار 7) عملکرد استراتژیک و عملیاتی: شامل «دستاوردهای تحقق مبنای وجودی و ایجاد ارزش پایدار»، «عملکرد مالی»، «تحقق انتظارات ذینفعان کلیدی»، «دستاورد اهداف استراتژیک»، «دستاوردها در پیشبرد عملکرد»، «دستاوردها در پیشبرد تحول» و «سنجههای پیشگویانه برای آینده» است.
منطق تشخیصی رادار (RADAR)
منطق رادار (RADAR) مخففی است که EFQM از آن، برای توضیح منطقِ ابزار تشخیصی استفاده میکند که برای کمک به هر سازمانی، آن را توسعه داده است:
· روش کاری خود را بهتر مدیریت میکند.
· نقاط قوت و فرصتهای پیشرفت فعلی خود را تشخیص میدهد.
در واقع، منطق RADAR در بالاترین سطح بیان میکند که یک سازمان باید:
· نتایجی که هدفشان دستیابی به بخشی از استراتژی سازمان است را تعیین کند.
· تعدادی رویکرد داشته باشد که نتایج موردنیاز را هم در حال حاضر و هم در آینده محقق سازند.
· این رویکردها را بهطور مناسب اجرا کند.
· به منظور یادگیری و بهبود، رویکردهای بهکار برده شده را ارزیابی و اصلاح کند.
تغییرات ویرایش 2020 نسبت به ویرایش 2013
مدل تعالی سازمانی EFQM2020 نسبت به ویرایش 2013 تغییرات عمدهای داشته است. که به برخی از آنها اشاره میشود: مدلEFQM2020 ، فاقد مفاهیم بنیادین بوده و لیکن برپایه اهداف 17 گانه توسعه پایدار ملل متحد میباشد. دارای سه بخش جهت گیری، اجرا و نتایج بوده و معیارهای توانمندساز ندارد.
دارای 7 معیار و 23 جزء معیار و 112 نکته راهنما میباشد. این مدل تاکید بر عملکرد بهتر و ارتقای سازمان در چارچوب اکوسیستم کسب کار را دارد. برای اولین بار در مدل EFQM2020 مفهوم تعالی حذف و به بجای آن «سازمان ممتاز (برجسته)» عنوان شده است. تاکید مدل بر رهبری تحول و تفکر ساختارشکن (برهم زننده/ ویرانساز) دارد. بر پیش بینی آینده، تمرکز بر سیستمهای هوشمند، (سیستمهای رباتیک) و رویکرد اقتصاد چرخشی تاکید ویژهای دارد. عنوان معیار رهبری به «رهبری و فرهنگ سازمانی» تغییر کرده است و بر فرهنگ بهبود مستمر و تمرکز بر ذینفعان کلیدی و ارزشآفرینی پایدار برای آنها تاکید دارد. جملات شفاف، ساده و قابل فهم در این مدل بکار رفته و زبان مدیریتی و معرفی مفاهیم نوین مدیریتی نظیر تفکر ساختارشکن، اقتصاد چرخشی و... بکار گرفته شده است. مجموع امتیاز معیارهای غیر از نتایج نیز به 600 امتیاز افزایش پیدا کرده است.
تغییرات منطق رادار در مدل EFQM2020
ماتریس رادار از 2 ماتریس به 3 ماتریس برای جهت گیری، اجرا و نتایج تغییر کرده است . تخصیص امتیاز به هر جزء معیار در ماتریس رادار در دامنه 10 امتیازی است. ماتریس رادار در جهت گیری دارای 3 عنصر، حاوی 4 ویژگی و ماتریس رادار در اجرا دارای 3 عنصر، حاوی 6 ویژگی است. ویژگی «همسویی» در عنصر رویکرد مختص بخش اجرا، ویژگی «انعطاف پذیری» در عنصر جاری سازی بخش اجرا، ویژگی «ارزیابی و درک شده» و «یادگیری و بهبود» در عنصر ارزیابی و اصلاح بخشهای جهت گیری و اجرا معرفی شده است.
ویژگیهای «درستی» و «بخش بندی» در ویرایش 2013 میلادی با هم ادغام و ویژگی جدید تحت عنوان «قابل استفاده بودن داده ها» در ویرایش 2020 ایجاد شده است . دوره ارزیابی به جای روند سه ساله، براساس روندهای حاصله طی چرخه برنامه ریزی استراتژیک سازمان در ویژگی بخش نتایج میباشد. ویژگی جدید «تمرکز برآینده» در قسمت عملکرد بخش نتایج معرفی شده است.
تغییرات در فرآیند ارزیابی
· توصیه کننده راهکارهای مقابله با چالشهای فرا روی سازمان
· ایجاد امتیاز توسعه تخصصی فردی ارزیابان دارای معیارهای مختلف (CPD)
· تدوین خلاصه مدیریتی براساس روش هرمی تعریف چالشها، مشخص نمودن موضوعات برای مدیران و ارائه داده های پشتیبان
· سطوح 5 گانه تعالی در تقدیرنامه (تقدیر نامه 3 ستاره الی 7 ستاره) در بازه امتیازی 100 تایی
· ایجاد پایگاه داده ارزیابان بعنوان مرجع تبادل اطلاعات ارزیابان
· ثبت الکترونیکی رویکردهای سازمان متقاضی براساس جزء معیارهای مدل به همراه ارسال فایل های ضروری الکترونیکی
مرجع: کتاب آشنایی بامدل تعالی سازماین EFQM ویرایش 2020 ، مترجم علی بدوی اضافه شود.