شرکت فولاد خوزستان بعنوان سازمان سرآمد و متعالی بر اساس بیانیه ماموریت و ارزش‌های سازمانی، خود را در قبال ذینفعان و جامعه مسئول دانسته و با اجرای رویکردها و فعالیت‌های مختلف در راستای مسئولیت‌های اجتماعی همواره پاسخگویی نیازهای مخاطبین خود می‌باشد.
شاخص‌های کلیدی مانند همکاری با مجامع و مراکز علمی و پژوهشی، ارتباط با مسئولین محلی و دولتی با هدف تعامل و ارتباط موثر با جامعه برنامه‌های بازدید در طول سال با هماهنگی بخش ارتباطات و امور بین‌الملل واحد خدمات و امور اجتماعی و روابط عمومی تدوین و اجرا می‌گردد که از اهمیت به سزایی در شناساندن شرکت به سهامداران، مشتریان و دیگر اقشار مرتبط با آن برخوردار است.
هدف از اجرای برنامه‌های بازدید برقراری تعامل در فرآیند بازدید، ارائه یک تصویر مناسب از فرآیندها و فعالیت‌های شرکت فولادخوزستان برای مشخص نمودن جایگاه آن در فرآیندهای کسب و کار به گروه‌های ذینفع، براساس نیازها و انتظارات است.
در این خصوص به سراغ چهره‌های آشنا و به یادماندنی در خاطر همه بازدیدکنندگان طی سال‌های متوالی می‌رویم و با محمود اکابر مدیر تضمین کیفیت و امید کاظمی رئیس ارتباطات و امور بین‌الملل فولاد خوزستان به صحبت نشستیم.
چهره توام با تبسم همیشگی امید کاظمی که مبین شروع یک ارتباط هست و مهندس محمود اکابر با حرارات و دقت وصف شدنی همراه با تعهد و افتخار از فرآیند بازدیدها صحبت می‌کند که نشان از تعهد بالایی این فولادمردان دارد.
کاظمی از شروع و جرقه اول بازدید به ما گفت: شرکت فولاد خوزستان افتخار دارد که علیرغم سخت بودن صنعت خود همواره مورد توجه بازدیدکنندگان مختلف اعم از دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی، ngo های مختلف، جامعه و مسئولین کشوری و استانی بوده و هست، تلاش ما هموارسازی و تسهیل این فرایند و ثبت خاطره خوب در اذهان عمومی و ذینفعان است.
اکابر علاوه بر مسئولیت‌های ویژه مدیریتی خود همکاری همه جانبه‌ای با پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز این فرآیند دارد و بازدیدکنندگان را به چندین گروه و طبق دستورالعمل شرح می‌دهد.
وی با تاکید بر شناخت نیاز اصلی بازدیدکنندگان از فرآیند بازدید به فراخور جایگاه گفت: اگر ما نیازها و انتظارات ذینفعان را نشناسیم، نخواهیم توانست در فرآیند بازدید توفیقی بدست آوریم.
اکابر ذینفعان این فرآیند را اینگونه تشریح کرد: برای اینکه سهامداران، اعضای هیئت مدیره و مدیران ارشد، یک نگاه و تصویر کلی به‌ویژه درباره فرآیندها، فعالیت‌های جاری و درباره پروژه‌های توسعه داشته و اینکه بدانند در شرکت به‌صورت کلان چه می‌گذرد، نیاز است که در شرکت حضور یافته و از نزدیک پروژه‌های توسعه و بهبود را به‌طور اساسی مشاهده نمایند. به همین دلیل بازدیدکنندگان خاص بشمار می‌آیند.
دومین گروه، مشتریان و خریداران داخلی و خارجی محصولات شرکت فولاد خوزستان هستند، برای اینکه یک تصویر کلی از شرکت داشته باشند، ممکن است به گواهی‌های نظام مدیریت کیفیت و سایر گواهی‌ها اکتفا ننموده و برای صحّه‌گذاری و آشنایی بیشتر یا مذاکرات خرید، یکسری بازدیدهای عمومی و یا تخصصی را انجام می‌دهند. اما برخی از مشتریان ممکن است ممیّزی سیستم مدیریت یا همان ممیزی مشتری را همراه با یک چک‌لیست برای بدست آوردن اطمینان از یک خرید با کیفیت مناسب، در کنار گواهی‌های نظام مدیریت مورد نظر داشته باشند.
شرکت فولاد خوزستان با توجه به جایگاه خاص خود در منطقه همواره از پذیرایی نهادهای حاکمیتی و قانونی است. اگرچه همه‌ی سازمان‌ها از جمله فولادخوزستان به نهادهای مختلف مانند: سازمان محیط زیست، اداره کار، سازمان ملی استاندارد، گزارش‌هایی را درباره فرآیندها فعالیت‌های کسب و کار خود برحسب مورد می‌دهند، همچنین سازمان‌هایی مانند سازمان استاندارد و ملی انرژی برای دنبال نمودن پرونده‌ای خاص، قضاوت و ارائه گواهی اعتبار محصول به شرکت‌ها، نیازمند این هستند که با هماهنگی قبلی از محل تولید بازدید نمایند.
سخنان اکابر ما را مشتاق‌تر می‌کند تا با بقیه گروه‌های بازدیدکننده بیشتر آشنا شویم. وی اینگونه ادامه می‌دهد: گروه بعدی تامین‌کنندگان، پیمانکاران و مشاوران هستند. این گروه غالباً پیش از عقد قرارداد، برای تأمین مواد، قطعات، تجهیزات، و ارائه خدمات مورد نظر شرکت، باید از نزدیک محل را مورد موقعیت‌سنجی و بررسی، برآورد و نقشه‌کشی قرار دهند. گاهی نیز نیاز به بررسی برخی اسناد در محل شرکت فولاد خوزستان دارند.
این شرکت افتخار دارد که همواره با محیط بیرونی خود تعامل شایسته داشته باشد شاخص‌های عملکردی این شرکت در حوزه مسئولیت‌های اجتماعی مثال‌زدنی است یکی از شاخص‌های پایش این حوزه میزان بازدیدهای جامعه است که به قسمت‌های (نهادهای آموزشی، دانشگاه‌ها، مراکز پژوهشی، انجمن‌های علمی- تخصصی مانند انجمن آهن و فولاد، انجمن مدیریت کیفیت ایران و سایر انجمن‌ها،NGO ها و گروه‌های مردم‌نهاد، خبرنگاران) تقسیم شده و در برخی موارد، نیازمند برقراری ارتباط با صنعت و یا عقد یکسری قراردادها برای مشاوره هستند. اساتید و مدرسان داخلی شرکت، کسانی که به شرکت خدماتی را ارائه می‌کنند، جدای از آگاهی‌هایی که باید از قبل داشته باشند. برای نخستین‌بار نیاز است که از سایت و شرایط سازمان برای توضیح در کلاس‌های آموزشی، بازدید نمایند. نتیجه ارزیابی‌ها سطح بلوغ و سرآمدی سازمان‌ها را مشخص می‌کند.
اکابر با اشاره به اینکه فولاد خوزستان در این راستا از کارکنان و خانوادهای آنان غافل نبوده و فرآیند بازدید و آشنایی با محیط صنعتی را در فواصل مختلف برای آنان برنامه‌ریزی و اجرا نموده است گفت: شاید این سوال پیش بیاید که ما چرا کارکنان را در زمره ذینفعان شرکت در فرآیند بازدید قرار داده‌ایم؟ در جواب باید بگوییم که کارکنان در بدو ورود به شرکت و یا در زمان جابجایی مکان شغلی، حتما نیازمند به درک و برداشت تصویر دیداری و دریافت یکسری اطلاعات از مکان موقعیت شغلی جدید هستند. پس کارکنان نیز به بازدید نیاز دارند.
همواره اشتغال در محیط صنعت بر روی عملکرد و رفتار افراد بی‌تاثیر نبوده بخش ارتباطات روابط عمومی با هدف به توسعه آگاهی در کانون گرم خانواده، تقویم بازدیدها ویژه خانواده کارکنان را دستور کار خود داشته با زمان‌بندی از پیش تعیین شده به منظور آشنایی خانواده‌ها با محل کار همسران خود و ایجاد یک تصویر ذهنی از شرایط محیطی، سختی و نوع کار موجب ایجاد تفاهم و درک بیشتر برای خانواده شده که موجب بهبود روابط درون خانواده می‌شود.
آخرین گروه از ذینفعان، بازرسان، ارزیابان و ممیزان هستند. بطور رایج سازمان‌ها و شرکت‌ها برای صحه‌گذاری بر فرآیند و فعالیت‌های خود و برای دریافت تاییده فعالیت‌های خود، در فرآیندهایی همچون فرآیند ارزیابی، ممیزی بصورت اختیاری و یا بازرسی بطور اجباری درباره یک استاندارد و قانونی ویژه که در قسمت نهادهای حاکمیتی اشاره شد، مشارکت نموده و درخواست ارزیابی و ممیزی می‌نمایند.
ارزیابی و ممیزی معمولا بصورت اختیاری و داوطلبانه شرکت نموده و یک سازمان ارزیاب براساس یک مدل مانند ارزیابی سرآمدی و تعالی سازمانی یا رعایت حقوق مصرف‌کننده این شرکت‌ها را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. براساس آن ارزیابی، جایگاه و سطح سازمان مشخص می‌شود. این بازدیدها به روش‌های مختلفی که شامل مشاهده اسناد، مدارک و نقشهها است صورت می‌گیرد. درنهایت نتیجه این ارزیابی و ممیزی‌ها به دریافت یکسری اعتبارها و گواهی‌های ملی (انرژی بر اساس استاندارد 9653 ) یا بین‌المللیISO 9001 , ISO14001 و یا کسب گواهی های سرآمدی می‌گردد.
امید کاظمی به عنوان اولین حلقه اتصالی ذینفعان به بدنه شرکت فرآیند بازدید را اینگونه برای ما ترسیم می‌کند: فرآیند بازدید بر اساس هدف (ارائه تصویر مناسب از فعالیت‌ها به گروه‌های ذینفع بر اساس نیازها و انتظارات) باید همراه با یک درخواست انجام شود.
دریافت درخواست، نیاز و انتظار: درخواست‌ها به دوقسمت بیرونی و درونی تقسیم می‌شوند:
الف) درخواست بیرونی: درخواستی است که بوسیله گروه ذینفع بیرونی به سازمان داده می‌شود. مانند: سهامداران، مشتریان، تامین کنندگان، جامعه.
ب) درخواست درونی: برخی از درخواست‌ها بوسیله سازمان مدیریت شده و ریشه نیاز و انتظار، داخلی است. مانند: کارکنان، ارزیابان- ممیزان و بازرسان که از داخل سازمان مدیریت شده و یا شرکت داوطلبانه برای صحّه‌گذاری بر پروژه‌ای خاص.
تایید درخواست: نسبت به درخواست‌های بیرونی باید از نظر زمان، موقعیت، شرایط، امکانات و منابع بررسی شود. سپس به ذینفع درخواست کننده اطلاع داده می‌شود که در چه زمانی از شرکت می‌تواند بازدید نماید.
طرح‌ریزی: در این قسمت، چند مطلب مشخص می‌شود:
• در چه زمان و در چه موقعیتی بازدید انجام شود و ارزیابی و شرایط ریسک نیز باید در نظر گرفته شود.
• تعیین سطح بازدید، سطح نیاز، اهمیت و شأن بازدیدکننده نیز باید در نظر گرفته شود.
• تعداد بازدیدکنندگان
• ایمنی آن‌ها نیز به لحاظ عمومی و تخصصی برای استفاده از لوازم ایمنی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
• راهنمای بازدیدکنندگان: فرد توضیح دهنده برای فرآیندها باید مشخص شود هماهنگی با سایت‌های صنعتی نیز باید انجام شده و قبل از ورود به آن مکان‌ها مجوزهای ضروری اخذ گردد.
• تاییدیه و همراهی مدیریت بازرسی و نظارت و یا حتی آمبولانس در صورت نیاز، از جمله پیش‌بینی‌هایی است که باید پیش از بازدید در نظر گرفته شوند.
تامین منابع: برای انجام طرح‌ریزی به چه تعداد افراد، لباس و تجهیزات نیاز است که با برنامه‌ریزی دراز مدت انجام می شود. مسایل رفاهی از قبیل پذیرایی، صرف نهار، نشست یا مصاحبه، جلساتی در امتداد بازدید با برخی از مدیران یا واحدهای شرکت نیاز است باید در نظر گرفته شود.
مرحله پنجم ایجاد ارتباطات و هماهنگی است. ششمین مرحله، اجرای بازدید است. پس از مراحل یاد شده، بازدید آغاز می‌شود.
ارائه گزارش و خبر بازدید: براساس میزان اهمیت بازدید، سطح بازدید کننده، نیازها و انتظارات، خبر و گزارشی همراه با تصویربرداری تهیه می‌شود.
تحلیل جامع بازدیدها: زمانی که در مدت زمان مشخص بازدید گروه‌های هفتگانه ذینفعان انجام می‌شود، نقاط قوت و قابل بهبود این بازدیدها استخراج و پس از تحلیل منابع، در نهایت برای دوره‌های بعد، بازدیدها با کیفیت و اهمیت بهتری انجام شوند. تا رسالت اصلی که همانا تصویر مناسب از فرآیندها و فعالیت‌های فولادخوزستان برای گروه‌های ذینفع براساس نیازها و انتظارات ارائه داده شود.
لازم به یادآوری است که برخی بازدیدهای مورد نیاز ذینفعان بیرونی از طریق درک نیازها و انتظارات آنان از دورن سازمان طرح و مورد اجرا قرار می‌گیرد و نیازی به درخواست بیرونی ندارد. از جمله این موارد می‌توان به بازدیدهای ویژه افتتاح پروژه‌های مختلف اشاره کرد.
در پایان یک ساعت صحبت صمیمانه با پیشکسوتان همچون محمود اکابر و امید کاظمی که تجربیات ارزنده خود را در اختیار ما گذاشتند تشکر و قدردانی می‌نمائیم.